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営業秘密として秘匿する文書管理の重要性

1.なぜ社外秘の文書を適切に管理する必要があるのか?

事業活動の中では、様々な文書が取り扱われています。
社内の文書には、

(1)宣伝用文書のように社外に対して公開することを前提とした文書
(2)社内のみで共有すべき秘匿管理対象となる文書
(3)社内の特定スタッフのみで共有すべき秘匿管理対象となる文書

があり、(2)と(3)は、社外秘(マル秘)文書とランク付けされることもあります。

御社においても、社内の文書管理ルールに則って、これらの文書はその利用目的に応じて、適切に管理されているとは思いますが、いま一度、文書管理の意義と効果について考えてみましょう。

2.適切かつ厳正な文書管理をしていないと?

 (1)社員が社外秘文書を社外に持ち出す、社外秘文書が来訪者の目に触れる。
 (2)コンピュータに保管されている社外秘文書がネット侵入者に窃取される。
 
その結果


重要な秘密情報が漏えいし、他の事業者がそれを利用することにより、自社の収益の低下要因になる等の悪影響が生じ、経営上のリスクが高まる恐れが広がる。
 

3.社外秘として秘匿管理すべき文書(情報)の例示

技術文書(技術情報)として以下のようなものがある。
(1)設備・装置の設計図、さらに設計ノウハウ等が記載された技術文書
(2)設備・装置の運転条件等を記載した設備・装置の運用ノウハウが記載された技術文書
(3)研究開発で得られた原データ及びデータ分析結果等が記載された技術文書
(4)取引先等から秘匿管理を義務づけられて提供された技術文書
(5)その他の社外に知られたくない技術文書

技術文書の他にも、自社内で秘匿管理すべき文書として以下のようなものもある。
(1)自社の顧客リストや取引先等の名簿が記載された事業上の重要文書
(2)自社の製品やサービスの原価等が記載された事業上の重要文書
(3)取引先との交渉経過等が記載された文書、さらには契約書等の業務上の重要文書
(4)取引先等から秘匿管理を義務づけられて提供された業務上の重要文書
(5)その他の社外に知られたくない業務上の重要文書

4.文書の形式にはどのようなものがあるか?

▶紙媒体に記録または印刷された文書(情報)等 ⇔ 従来は紙媒体の情報が多かった。
▶電磁媒体に記録された文書(情報)等 ⇔ 最近は電磁媒体の情報の比率が高くなった。
・コンピュータのHDD、外部記憶用のDVDやUSBメモリ等に記録された情報等


紙媒体であれ電磁的な媒体であれ、今日では容易にコピーを複製できるため、秘密情報として指定した文書(情報)の適切な管理はますます重要になっている。

この記事に関するお問合わせ先

知財戦略部 営業秘密管理担当

電話
(代表)03-3581-1101 内線3841
Fax
03-3502-8916

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