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開示請求手続における注意事項

1.個人情報の開示請求書の提出

開示請求書に所要の記載事項を記入し、情報・研修館の情報公開・個人情報窓口(総務部情報公開担当)に請求していただきます。請求料の支払い方法としては直接情報・研修館の情報公開窓口に現金で支払う方法、情報・研修館が指定する金融機関(指定口座)への振り込みにより支払う方法があります。なお、指定口座への振り込みの場合、金融機関から「領収証書」が手渡されますので、開示請求書に添えて(コピー可)請求していただきます。

(注)開示請求をする際、本人確認のための書類等が必要となります。詳しくは、「3.開示請求する際の諸注意」をご確認ください。

2.記載にあたっての注意事項

以下の(1)、(2)の項目が正しく記載されていないと不適法な開示請求として不開示決定がなされますのでご注意ください。

(1)「氏名又は名称」「住所又は居所」

本人の氏名及び住所または居所を記載してください。なお、押印の必要はありません。
開示請求書に記載された住所及び氏名により、開示決定通知等を行うこととなりますので正確に記入願います。
「連絡先電話番号」については、開示請求された保有個人情報についての照会を行う場合等に必要になりますのでできる限り記載してください。

(2)「開示する保有個人情報の名称等」

開示を請求する保有個人情報が記録されている法人文書や個人情報ファイルの名称など、お知りになりたい情報の内容等をできる限り具体的に記載してください。
開示請求書に記載された内容に基づき職員が該当する保有個人情報を検索することになりますが、請求される個人情報の特定が困難な場合には、照会させていただく場合があります。
情報・研修館の保有している個人情報については情報公開・個人情報窓口に設置してあります「個人情報ファイル簿」から情報を得られます(詳しくは情報公開・個人情報窓口にお問合わせください。)。

(3)開示請求書に任意に記載することができる事項

開示請求書には以下の事項についても記載することができますが、必ずしも全ての要望に応じることができない場合があります。そのような場合には開示決定等に係る通知書の中に当該要望を受け入れられない理由等が記載されます。
開示請求書の「求める開示の実施方法等」欄に開示決定がされた場合、開示の実施の方法、事務所における開示を希望される場合の希望日について、ご希望がありましたら記載してください。ただし、開示実施の希望日については、開示請求された日から30日以降の日をご指定くださるようご協力をお願いします。
「写しの送付による保有個人情報の開示を希望する。」を選択した場合には、後日、郵送料として、実費分の郵便切手を納付していただくことが必要です。
なお、開示の実施方法等については、開示決定後に提出していただく「保有個人情報書の開示の実施方法等申出書」により申出ることができます。

3.開示請求する際の諸注意

(1)本人確認書類等の提示・提出(令第6条関連)

開示請求をした法人文書については、開示請求をした日の翌日から数えて30日以内に開示、不開示等の決定が行われます。ただし、開示請求書の補正が行われた場合には、当該補正に要した日数はこの30日間という期間には参入されません。 また、正当な理由がある場合には、開示決定等を行う期限を30日を超えない範囲で延長する場合があり、その場合はその旨の通知がされます。

(イ)来館による開示請求の場合は、本人確認のため、運転免許証、健康保険の被保険者証、外国人登録証明書、住民基本台帳カード等の氏名・住所が記載されている書類を提示、提出してください。

(ロ)送付による開示請求の場合は、(イ)の本人確認書類を複写機により複写したものに併せて、住民票の写しまたは外国人登録原票の写しを同封してください。

(ハ)法定代理人による開示請求の場合は、法定代理人ご自身に係る(イ)に揚げる書類または、(ロ)に揚げる書類に併せて、戸籍謄本その他法定代理人であることを証明する書類(ただし、開示請求の前30日以内に作成されたものに限る。)を提出してください。

(2)開示決定等の期限

開示請求をした保有個人情報については、開示請求をした日の翌日から数えて30日以内に開示、不開示等の決定が行われます。ただし、開示請求書の補正が行われた場合には、当該補正に要した日数はこの30日間という期間には参入されません。 また、正当な理由がある場合には、開示決定等を行う期限を30日を超えない範囲で延長する場合があり、その場合はその旨の通知がされます。

(3)開示決定等の期限の特例(法第20条関連)

開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から60日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある場合には、60日を超えて開示決定等を行う場合がありえます。ただ、開示請求があった日から30日以内にその旨を決定されます。
この場合、開示請求に係る保有個人情報のうち相当の部分を60日以内に、残りの保有個人情報については60日を超えて開示決定等を行う旨の通知がされます。

(4)開示請求に対する措置の通知(法第18条関連)

開示請求された保有個人情報に対する措置(開示、不開示又は部分開示等の措置)の決定は、書面により通知され、この通知書が開示請求者の手元に届くのには開示決定期限とは別に1日~2日(ただし、遠隔地の場合には更に数日)を要することがあります。また、この通知日と法人文書の開示日は異なりますのでご注意ください。
なお、この通知書には保有個人情報の開示をする場合にあっては、開示実施の日時、場所及びその方法等、開示に係る実施手続が記載されています。逆に、保有個人情報を開示しない場合にあっては、当該保有個人情報を開示しない旨とその理由が記載されております。

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